Medieo Oy:n käyttämä monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä Jira Service Management (jäljempänä JSM) on yrityksen sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden yhteydenottoja. Asiakaspalvelujärjestelmään tallentuvat asiakkaiden lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse ja yhteydenottolomakkeilla esittämät palvelupyynnöt liittyen verkkokoulutusasioihin.

Tämä seloste on laadittu 23.04.2024 sekä päivitetty 30.9.2026

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1.     Rekisterinpitäjä

Medieco Oy

Kiviharjuntie 11

90220 Oulu

p. 040 173 4587

tuki@medieco.fi

2.     Tietosuojavastaava

Thomas Wihlman
thomas.wihlman@medieco.fi

3.     Rekisterin nimi

Mediecon Asiakaspalvelujärjestelmä

4.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

JSM-järjestelmää käytetään Mediecon asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitettyyn hallintaan sekä asiakkaiden ja käyttäjien palvelemiseen.

Järjestelmässä voidaan käyttää Atlassianin Rovo- ja Atlassian Intelligence -tekoälyominaisuuksia esimerkiksi tukipyyntöjen tiivistämiseen, tiedonhakuun, tekstin tuottamiseen ja käsittelyn tukemiseen. Tekoälyä käytetään asiakaspalvelun tukena, eikä sen avulla tehdä rekisteröityä koskevaa automatisoitua päätöksentekoa.

5.     Rekisterin henkilötietojen sisältö

Medieco Oy käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

6.     Käsiteltävät henkilötiedot

JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien Mediecon työntekijöiden osalta:

Palveluportaalissa käsitellään seuraavia tietoja:

• Pakolliset perustiedot: nimi, sähköpostiosoite.
• Asiakirja- ja viestintäsisällöt: tukipyyntöjen otsikot, kuvaukset ja liitteet (joihin käyttäjä voi sisällyttää henkilötietoja oman harkintansa mukaan).
• Tekniset loki- ja tunnistetiedot: tiketin tunniste, luonti- ja muokkausajankohdat, käsittelijät.
• Organisaatiotiedot (jos tiedossa): työnantajahyvinvointialue.

7.      Henkilötietojen vastaanottajat

Emme pyydä emmekä halua vastaanottaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esim. terveystietoja) tukipyyntöjen kautta. Älä lähetä tällaisia tietoja, ellei se ole välttämätöntä asian käsittelyn kannalta ja lainmukaista.

Pääsy rekisterin tietoihin on niillä Mediecon työntekijöillä, joiden työtehtäviin JSM-järjestelmän käyttö kuuluu.

Medieco Oy:n rekisterissä olevia tietoja käytetään vain asiakaspalveluviestintää varten. Henkilötietoja ei luovuteta Mediecon ulkopuolisille tahoille niiden omiin käyttötarkoituksiin. Mediecon käyttämät palveluntarjoajat ja alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja Mediecon lukuun palvelun tuottamiseksi.

Palveluntarjoaja Pinja Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

8.     Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Jira Service Management -järjestelmään tallennetut, Atlassianin data residency -palvelun piiriin kuuluvat tiedot säilytetään Mediecon valitsemalla EU-alueella.

Rovo- ja Atlassian Intelligence -tekoälyominaisuuksia käytettäessä käsittelyssä tarvittavia tietoja voidaan välittää Atlassianin tekoälypalvelujen alikäsittelijöille myös EU tai ETA ulkopuolelle. Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän syötteet sekä tukipyynnön sisältö ja muu asiaan liittyvä kontekstitieto.

Atlassianin mukaan sen käyttämät kolmannen osapuolen kielimallipalvelut eivät säilytä syötteitä tai vastauksia eivätkä käytä niitä tekoälymalliensa kouluttamiseen tai kehittämiseen. Tiedot välitetään käsittelyyn salattuina.

EU tai ETA ulkopuolelle tapahtuvissa henkilötietojen siirroissa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtomekanismeja ja suojatoimia.

9.     Henkilötietojen säilytysaika

Järjestelmään kirjattuja tietoja säilytetään 2 vuotta yhteydenotosta luodun tiketin sulkemisen jälkeen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Mediecon asiakaspalveluun.

 Mediecon asiakaspalvelu

Puhelin: 040 173 4587

Sähköposti: tuki@medieco.fi

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
• saada virheellinen henkilötieto korjattua
• saada tietonsa poistetuksi rekisteristä
• rajoittaa tietojen käsittelyä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse tuki@medieco.fi

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelin (kirjaamo): 029 566 6768

Lisätietoa mahdollisen ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.