Medieo Oy:n käyttämä monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä Jira Service Management (jäljempänä JSM) on yrityksen sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden yhteydenottoja. Asiakaspalvelujärjestelmään tallentuvat asiakkaiden lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse ja yhteydenottolomakkeilla esittämät palvelupyynnöt liittyen verkkokoulutusasioihin.

Tämä seloste on laadittu 23.04.2024 sekä päivitetty 11.11.2025

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1.     Rekisterinpitäjä

Medieco Oy

Kiviharjuntie 11

90220 Oulu

p. 040 173 4587

tuki@medieco.fi

2.     Tietosuojavastaava

Thomas Wihlman
thomas.wihlman@medieco.fi

3.     Rekisterin nimi

Mediecon Asiakaspalvelujärjestelmä

4.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

JSM-järjestelmä mahdollistaa Mediecon asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään Mediecon asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa. Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa. Tietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen.

5.     Rekisterin henkilötietojen sisältö

Medieco Oy käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

6.     Käsiteltävät henkilötiedot

JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien Mediecon työntekijöiden osalta:

Palveluportaalissa käsitellään seuraavia tietoja:

• Pakolliset perustiedot: nimi, sähköpostiosoite.
• Asiakirja- ja viestintäsisällöt: tukipyyntöjen otsikot, kuvaukset ja liitteet (joihin käyttäjä voi sisällyttää henkilötietoja oman harkintansa mukaan).
• Tekniset loki- ja tunnistetiedot: tiketin tunniste, luonti- ja muokkausajankohdat, käsittelijät.
• Organisaatiotiedot (jos tiedossa): työnantajahyvinvointialue.

7.      Henkilötietojen vastaanottajat

Emme pyydä emmekä halua vastaanottaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esim. terveystietoja) tukipyyntöjen kautta. Älä lähetä tällaisia tietoja, ellei se ole välttämätöntä asian käsittelyn kannalta ja lainmukaista.

Pääsy rekisterin tietoihin on niillä Mediecon työntekijöillä, joiden työtehtäviin JSM-järjestelmän käyttö kuuluu.

Medieco Oy:n rekisterissä olevia tietoja käytetään vain asiakaspalveluviestintää varten. Henkilötietoja ei luovuteta Mediecon ulkopuolelle.

Palveluntarjoaja Pinja Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

8.     Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. JSM-järjestelmä noudattavat Suomen ja EU:n lainsäädäntöä sekä viranomaismääräyksiä. JSM-järjestelmän tiedot sijaitsevat EU:n sisäisillä turvallisilla palvelimilla. Palvelinkeskuksen tilat täyttävät Traficomin määräyksen viestintäverkkojen ja -palvelujen varmistamisesta sekä viestintäverkkojen synkronoinnista (TRAFICOM/54045/03.04.05.00/2020).

9.     Henkilötietojen säilytysaika

Järjestelmään kirjattuja tietoja säilytetään 2 vuotta yhteydenotosta luodun tiketin sulkemisen jälkeen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Mediecon asiakaspalveluun.

 Mediecon asiakaspalvelu

Puhelin: 040 173 4587

Sähköposti: tuki@medieco.fi

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
• saada virheellinen henkilötieto korjattua
• saada tietonsa poistetuksi rekisteristä
• rajoittaa tietojen käsittelyä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse tuki@medieco.fi

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelin (kirjaamo): 029 566 6768

Lisätietoa mahdollisen ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.