Integraatiolla selkeyttä ja tehokkuutta koulutusprosesseihin Lapin hyvinvointialueella

Lapin hyvinvointialueella (Lapha) henkilöstön verkkokouluttautumisen prosesseja ja osaamisen seurantaa haluttiin tehostaa. Ratkaisuksi rakennettiin kaksisuuntainen integraatio Solveon tuoteportfolion HR-järjestelmä Personec F OSS:n ja oppimisympäristömme Medieco eLearnin välille.

Tässä tarinassa kerromme, miten projekti eteni, mitä hyötyjä se toi ja miksi se toimii esimerkkinä muillekin organisaatioille.

Tavoitteena sujuva ilmoittautuminen ja automaattinen seuranta

Ilmoittautuminen ja suoritustietojen vieminen oppimisympäristön ja erilaisten HR-järjestelmien välillä on perinteisesti vaatinut monia työvaiheita ja tarkkaa, manuaalista työtä. Kuluneen vuoden aikana Medieco onkin työskennellyt tiiviissä yhteistyössä Laphan kanssa projektissa, jonka tavoitteena oli näiden vaiheiden selkeyttäminen ja tehostaminen.

Projektin tuloksena syntyi kaksisuuntainen integraatio, jossa koulutuksiin ilmoittautuminen, hyväksyntä ja suoritusten seuranta hoituvat automaattisesti HR-järjestelmän ja oppimisympäristön välillä. Integraatio otettiin käyttöön 1.9.2025.

Integraation myötä henkilöstö voi nyt ilmoittautua koulutuksiin suoraan HR-järjestelmässä. Esihenkilö saa viestin ilmoittautumisesta ja hyväksyy ilmoittautumisen, jonka jälkeen tieto siirtyy automaattisesti ja valittu kurssi avautuu käyttäjälle oppimisympäristöön. Käyttäjä saa viestillä tiedon kurssin avautumisesta ja pääsee kurssille ilman ylimääräisiä vaiheita. Kun kurssi on suoritettu, tieto palautuu takaisin HR-järjestelmään.

Tuloksena aikaa ja parempi näkyvyys osaamiseen

Oppimisympäristön ja HR-järjestelmän integraatio mahdollistaa sen, että järjestelmät keskustelevat keskenään ja tieto kulkee järjestelmien välillä molempiin suuntiin, kun ilmoittautumiset, niiden hyväksyntä ja laskutustiedot muodostuvat automaattisesti järjestelmien välillä.

Henkilöstö hyötyy suoraviivaisemmasta ilmoittautumisprosessista ja osaamisen seurannan automatisoituminen puolestaan tuo selviä etuja esihenkilöille: manuaalisen työn tarve vähenee ja aikaa vapautuu muihin tehtäviin.

Yhteistyötä ja asiantuntijuutta yli organisaatiorajojen

Me Mediecolla uskomme, että parhaat ratkaisut syntyvät yhteistyössä. Projekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Lapin hyvinvointialueen osaamisen kehittämisen tiimin ja tietohallinnon sekä Mediamaisterin, Visman ja Mediecon asiantuntijoiden kanssa. Projektissa yhdistyivät eri organisaatioiden osaaminen niin HR-prosessien tuntemuksesta, teknisestä asiantuntemuksesta kuin koulutusten käytännön toteutuksestakin. Medieco toimi hankkeessa koordinoijana ja kumppanina tuoden prosessiin vankkaa käytännön kokemusta verkko-oppimisympäristön puolelta.

Avoin ja oikea-aikainen tiedonvaihto, säännölliset seurantapalaverit ja jatkuva vuoropuhelu eri osapuolten välillä varmistivat, että projekti eteni hallitusti ja kaikki pysyivät ajan tasalla. Ennen käyttöönottoa integraatio testattiin ennakkoon valituilla kursseilla. Testauksella varmistettiin, että tiedonsiirto ja käyttäjähallinta toimivat suunnitellusti.

Laphan osaamisen kehittämisen tiimi tiivistää kokemuksensa näin:

“Yhteistyö kaikkien toimijoiden kanssa on ollut sujuvaa. Toimijoiden yhteiset palaverit olivat erittäin arvokkaita päämäärän saavuttamiseksi, kun kaikki osaajat olivat yhtä aikaa keskustelussa mukana. Integraatio sujuvoittaa verkkokoulutuksien prosessia sekä yhdenmukaistaa raportointia organisaatiotasolla.” 

Katse tulevaan

Laphan Solveon HR-järjestelmä Personec F OSS:n ja Medieco eLearnin välinen integraatio on erinomainen esimerkki siitä, miten yhteistyössä kehitetty ratkaisu tuo konkreettista hyötyä kaikille osapuolille ja tukee myös Lapin hyvinvointialueen tavoitetta osaamisen kehittämisen digitalisoinnissa.

Projekti toimii mallina myös muille hyvinvointialueille, jotka haluavat yhdistää HR-järjestelmänsä oppimisympäristöön. Me Mediecolla toimimme asiakkaidemme kumppanina koko kehitystyön ajan, aina ideoinnista käyttöönottoon – jatkuvaa kehittämistä unohtamatta. Työ entistä sujuvampien ja tehokkaampien kouluttautumisprosessien parissa jatkuu aktiivisesti ja uusia integraatiota työstetään meillä parhaillaankin yhteistyössä eri organisaatioiden kanssa.